Documentmanagementsysteem of vakbekwaamheidssysteem?
De vraag is niet welk systeem beter is, maar welke vraag u probeert te beantwoorden. "Waar staat het laatste document?" is een DMS-vraag. "Mag deze persoon dit vandaag doen, en kan ik dat aantonen?" is dat niet — en juist die vraag krijgt u van auditors en opdrachtgevers.
Waar het meestal op vastloopt
- Het DMS weet welke versie de laatste is, maar niet wie hem gelezen heeft.
- Toetsing en registratie zitten in een andere tool, of nergens.
- Losse modules maken de jaarrekening onvoorspelbaar.
- De trainingsmatrix leeft alsnog in Excel, naast het DMS.
Waar de twee overlappen
Voor werkinstructies doet SkillBank wat u van documentbeheer verwacht: versiebeheer, een goedkeuringsroute met twee trappen, een volledig wijzigingslog, en publicatie naar de werkvloer via QR. Voor dat specifieke documenttype heeft u geen tweede systeem meer nodig.
Waar SkillBank verder gaat
Het verschil is dat een document hier een gevolg heeft.
- Leesbevestiging per versie, per persoon, met export en een herinnerknop.
- Toetsing: vragenbank, theorietoets en digitale praktijkbeoordeling met cesuur.
- Registratie met vier-ogenprincipe en automatisch genummerd certificaat.
- Vervaldatums en automatische herinneringen vóórdat bevoegdheid verloopt.
- Peildatum en audittrail voor de vraag hoe het er in het verleden voor stond.
Waar een DMS onmisbaar blijft
Contracten, tekeningen, facturen, kwaliteitshandboeken, klantdossiers — dat is DMS-werk en dat blijft het. SkillBank is bewust smal: het gaat over vakbekwaamheid van mensen. Als uw DMS vooral vol werkinstructies zit en er verder weinig gebeurt, is opzeggen realistisch. Zit het vol met de rest van uw bedrijfsdocumentatie, dan komt SkillBank ernaast te staan en vervangt het de Excel-matrix en de examentool.
Kosten naast elkaar
SkillBank is €69 tot 50 gebruikers, €139 tot 150 en €249 tot 400 per maand, jaarlijks gefactureerd, met alle functies inbegrepen. Reken daar geen implementatietraject bij: u richt het zelf in en de proefperiode is compleet. Wat uw huidige combinatie van DMS, examentool en Excel-onderhoud kost, kunt u zelf berekenen — inclusief de uren die niemand factureert.
Veelgestelde vragen
Wat kost SkillBank?
Basis €69 per maand tot 50 gebruikers, Team €139 tot 150 gebruikers, Locatie €249 tot 400 gebruikers. Eén prijs per locatie, alle functies inbegrepen — geen losse modules voor examens, werkinstructies of certificaten. Jaarlijks gefactureerd; maandelijks +15%.
Hoe krijgen we onze huidige matrix erin?
Gebruikers voegt u zelf in bulk toe met een plak-en-klaar import. Uw historische trainingsmatrix laden wij als onboarding-service voor u in: u levert de Excel aan, wij zetten hem om inclusief historische registraties.
Waar staat onze data?
Database en bestanden staan onder EU-jurisdictie op Cloudflare. De verwerkersovereenkomst staat online op skillbank.cc/dpa en hoeft niet te worden opgevraagd.
Kunnen we het eerst proberen?
Ja. U maakt zelf een proefwerkruimte aan op skillbank.cc, 30 dagen, zonder creditcard. Na de proefperiode wordt de werkruimte alleen-lezen tot u een abonnement kiest — uw data wordt nooit verwijderd.